بسم الله الرحمن الرحيم
الكتابة
الوظيفية
نموذج
التلخيص والرسالة الإدارية والتقرير
(بحث
وصفي تحليلي )
هناك بعض الصعوبات التي تعترض بعض
المتعلمين فى توظيف اللغة عند الحوجة إلى استخدامها ، لذلك عمدت إلى كتابة
بحث أعالج من خلاله الاستخدام الوظيفي
للغة في شقها المكتوب مثل التلخيص ، و الرسالة ، والتقرير ، والبحوث العلمية
وغيرها من مجالات الكتابة الوظيفية .
وتناولت مواضيع في غاية الأهمية
بالنسبة للطالب الجامعي ، والباحث المؤلف ، و العامل في المجال الوظيفي أوالمتعامل
معه ، أولهما : التلخيص أو الزبدة المنتقاة من النص المقروء ، والثاني الرسالة
الإدارية بأشكالها المختلفة ، والثالث التقرير .
بالنسبة للتلخيص استعرضت الهدف الأساس
من خلال المفهوم ، وسوف وقدمت التعريف كمدخل لابد منه يوقفنا على فهم المراد من
التلخيص ، وبعد ذلك تناولت أهمية التلخيص
من خلال
مساعدته في استيعاب النص المقروء
وتسجيل الملاحظات ، و توفيره للوقت والجهد بالنسبة للباحث ، والمساعدة في
الاستيعاب والتركيز ، والتدريب العملي على الكتابة وتطوير مهاراتها ، وقدمت نموذج
للتـــلخيص بينت من خلاله الخـــطوات الصحيحة للتلخيص السليم والمفيد .
وكذلك تناولت الموضوع الثاني للكتابة
الوظيفية المتمثل في الرسالة الإدارية مقــدماً لها التعريفات ، ومن ثم بينت أهمية
الرسالة الأدارية من حيث أنها أداة توثيقية ، كما أنها تضبط العمل وتطوره وترفع
كفاءته ، وكذلك تسهل الإتصال بين المسئول والمرؤوسين و غيرها من العوامل المهمة ،
بعد ذلك أستعرضت بعض مجالات الرسالة الإدارية المختصة بالتقدم بطلب العمل في وظيفة
، والرسالة لغرض مناقصة تجارية ، أو إعلام موظف بالتعيين ، أو الإنذار ، أو الفصل
، وايضاً الرسالة التي تعلم المسئولين بعقد أجتماع وغيرها من المجالات الإدارية التي تتطلب إرسل
رسالة. وبعد أن فرغت من ذلك تناولت أجزاء الرسالة ، وختمت كل ذلك بنموذج لرسالة
إدارية .
وفي الموضوع الثالث للكتابة الوظيفية
تناولت التقرير معرفاً به ، وذاكراً خصائصه ، و أنواعه ، وخطوات كتابته .
مقدمه
الدكتور / عبد المنعم أحمد محمد أحمد
جامعة
السلطان إدريس للعلوم التربوية
Telephone :
016-9528144
التلخيص
تعريف التلخيص
لغة :
التلخيص معناه : التبيين والشرح ، ويقال لخصت الشئ ولحصته بالخاء والحاء .
والتلخيص أيضاً التقريب والاختصار ، ويقال
لخصت القول أي اقتصرت فيه واختصرت منه . (1)
وهو البيان والاختصار باظهار المفيد
(2)
اصطلاحاً
هو محاولة ابراز النص الاصليّ في عدد قليل من الكلمات مع الحفاظ على صلب
النص المكتوب ، فحين نلخص عبارة فإننا نستخلص منها الفكرة الأساسية التي تتضمنها .
(3)
والفرق بين التلخيص ، والخلاصة ،
والاقتباس ، أن التلخيص قائم على الايجاز والاختصار مع وضوح الفكرة . والخلاصة هي
استخراج جوهر الفكرة بأقل عدد الكلمات ، فهي أكثر تركيزاً من التلخيص ، و التلخيص
قد يطول بحسب طول الملخّص ، أما الخلاصة فلا تتجاوز في الغالب فقرة أو فقرتين إذا
كان الملخّص طويلاً ، وتختصر النص وتجمعه تحت نص غاية في الصغر دال على عنوان النص
الأصليّ . والاقتباس هو أخذ جمل وعبارات من النص كما هي دون تغيير أو تضمين
المتكلم كلامه كلاماً لغيره (4) . والتلخيص قائم على التعبير بأسلوب المُلخِّص
وعباراته .
1-
لسان العرب ،
مادة ( لخص )
2-
دراسات في
اللغة العربية الفصحى وطرائق تعليمها ، الدكتور إنطوان صياح ، دار الفكر اللبناني
للطباعة والنشر ، لبنان-بيروت ، ط1 -1995 ،ص 230
3- فن التلخيص ، الدكتور إسماعيل الصيفي ، دار المعرفة الجامعية والتحرير
العربي ، ص229
4- البلاغة
العربية أسسها وعلومها وفنونها وصورمن تطبيقها ، عبد الرحمن حسن حَبَّكة الميداني
، دار القلم للطباعة والنشر والتوزيع ،سوريا-دمشق ،ط1، 1996 ،ج1، ص536 .
أهمية التلخيص
تتمثل الأهمية في أنه لايتأتى التلخيص إلا بعد القراءة الجيدة المستوعبة ،
وبدون هذا الأمر لايتم التلخيص بالصورة المثلى المرجوة ، والتلخيص وسيلة هامة لتعويد الإنسان القراءة المتأنية المركزة التي
تؤهله للقيام بكتابة تلخيص جيد .
والتلخيص يحفز الملكة الذهنية للإنسان
ويساعد على اكتشاف النقاط الهامة والحيوية في أي موضوع مقروء ، كما ينمي في الطلاب
مهارة المتابعة الدقيقة عند استماعه للمحاضرات
والتلخيص يعين على استثمار الوقت ،
ويوفر الطاقة ، كما أنه وسيلة مهمة في مجال التحرير المختلفة سواء في الكتابة
الرسمية التي تتطلب مهارة على الإيجاز والوصول إلى لُبِّ الموضوع بأقصر الطرق
وأجودها ، أو في مجال التحرير الإبداعي الذي يتطلب قدراً من العمق والتروي .(1) والتلخيص
يعطي تدريب ممتاز على الصياغة وخاصة الأفكار المتنافرة .
خصائص اللتلخيص ومميزاته
أهم ما يميز التلخيص هو اتباعه للأسلوب العلمي في الكتابة الذي يعطى النص الملخصّ الدقة والاحاطة والشمول
، ومن خصائص الأسلوب العلمي قطعية دلالات
الألفاظ ؛ حتى لايتم تأويل للمعاني يخرجها
من مقصدها التلخيصي للفكرة المستفادة من النص الأصليّ .
ويتميز التلخيص بأنه يقوم على التأ ليف
بالاختصار اعتماداً على نص مؤلف قام على التفكير والصياغة التأليفية ، ويفيد
التلخيص من هذا التفكير التأ ليفي في فهم الأفكار والعمل على اختصارها في صياغة
جديدة دون اعمال الفكر لخلق أفكار جديدة ، واحتلت مهارة التلخيص مكاناً علياً في
تقنيات تدريس التأليف " إذ يجب البدء بها والانطلاق منها إلى التقنيات الأخرى
الأكثر تجريداً والتي تتطلب جهداً فكرياً وتأليفياً شخصياً أكبر ." (2)
لكل نص هدفاً اتصالياً يجعله – كما هو
معلوم – يرسل رسالة تشكل وسيلة تواصل بين المرسل والمرسل إليه ، فالنص الأصليّ
يحمل معنى يريد ايصاله ، والنص المختصر بما أنه أخذ الأفكار الرئيسية من النص
الأصليّ فهو إذاً يحمل نفس المعنى الموجود في النص الأصليّ ، ولهذا يمكن القول أن
النص المصدر والنص الناتج متساويان
1-
المهارات اللغوية ، ا.د. عباس محجوب ود. عبد النبي محمد علي ، منشورات جامعة
السودان المفتوحة ، السودان ،ط(4)،2006 ص109 .
2-
دراسات في اللغة العربية الفصحى وطرائق تدريسها ، ص230
ومتميزان
في نفس الوقت ، فهما متساويان في نقل وتداول نفس المعنى ، ومتميزان في مدى
الاهتمام بالتفاصيل أو العناصر الثانوية في النص ، وفي الصياغة التي تحمل الأفكار
الرئيسية .(1)
خطوات التلخيص
التلخيص يعتمد على ركنين أساسين هما الملكة العقلية والمهارة الكتابية ، وبهما يستطيع المُلخِص أن يفرق ما بين العلاقات المنطقية بالطرق الاستدلالية
القائمة على الربط بين السبب والمسبب ، أو الطريقة التعليلية للظواهر أو الطريقة التباينية التوضيحية الرابطة بين
الظواهر والتفسيرات المقدمة لها .
وهذان الركنان يمكنان من النظر إلى
للعلاقات الاسهابية والثانوية في النص الأصليّ ، ودرجة توسيعها للأفكار الرئيسية ،
وزيادة الإيضاح لها ، ودرجة الرفض والتأييد لها . كل ذلك يمكن المُلخِص من اخراج
ملخصه مكتمل الجوانب التأليفية والدلالية .
ومن أجل مُلخصّ جيد لابد من اتباع
المستلزمات التقنية التالية :
1- القراءة الجيدة والمستوعبة للنص
الأصليّ. (2) ولهدف الأساس من هذه القراءة المتمكنة الفهم والاستيعاب للمضمون ، أو
المعنى الوارد في ثنايا الفقرات أو مانسميه بالفكرة الرئيسية التي يدور حولها
الحديث في الفقرة المعينة ، وقد تكون مذكورة صراحة في النص أولا ، فإن لم تكن
مذكورة فيجب استخراجها واستخلاصها منبين السطور .
2- التمييز بين ماهو ضروري وما ليس ضرورياَ
.(3) فالتلخيص لا يدرج فيه – غالباً – التمثيل والتوضيح والأدلة والشواهد الموجودة
في النص الأصليّ ، وكذلك لايذكر في ثناياه الرأي الشخصي للمُلخِص ، ويمكن أن يتم
ذلك في الهامش السفلي للصفحة . ويتم التركيز على بدرجة أساسية على الأفكار
الرئيسية .
3- أسلم طريقة لكتابة التلخيص هي ابعاد
النص الأصليّ جانباً ، ثم كتابة التلخيص من الفهم والاستيعاب المركز للنص ، وهذه
الطريقة تعصم من أخذ جمل بعينها من النص الأصليّ وادراجها في الملخص ، والمحصلة
النهائية لمثل هذا الأخذ خروجنا باقتباس وليس بتلخيص؛الأمر الذي قد يفسد المعنى
الذي قصده المؤلف ، ويُحدث تشويه للتلخيص لأنه تم اقتباس المفردات وليس الفهم
العام الكلي لها . ويمكن للملخِص أن يتبع قاعدة
1 - المصدر السابق ، ص231
2- المهارت اللغوية ،ا.د. عباس محجوب ،
ص110
3- المهارات الغوية ،ا.د. زين كامل الخويسكي ،دار المعرفة الجامعية
، مصر،2008 م ، ص 192 .
أو أكثر في تلخيصه مثل قاعدة الحذف حيث يمكن دمج
الجمل التي لا تساهم في فهم النص مثل تحديد الزمان والمكان ، ووصف الأشياء
والأشخاص ، والأعمال الثانوية . أوقاعدة الدمج مثل دمج الجملة في جمل أخرى تشكل
شرطاً لازماً اونتيجة للجملة . أو قاعدة البناء وبها يمكن بناء جملة من عدة جمل
واحلالها محلها ، ويشترط أن تكون الجملة المبنية الناتج الطبيعي لهذه الجمل . أو
قاعدة التعميم حيث يمكن استبدال مجموعة من الجمل بجملة تعميمية حمل في ذاتها
المعاني التي حملتها الجمل المستبدلة ،
وبذلك يعطي الملخِص ملخصه بعداً وثراءً .
محاذير تقنية التلخيص
1- البعد عن التعديل و التحريف في المادة الملخصة بما يشوه النص الأصليّ ،
أويغير في معناه .
2- التخلص من الاستطراد والهوامش والأمثلة .
3- الإيجاز والاختصار وهى السمة التي تميز التلخيص وذلك باستخدام الضمائر ، والتخلص من المترادفات
، ومحاولة تقليص الألفاظ .
4- عدم تضمين الملخِص شيئاً من آرائه وأفكاره ، أو تعليقاته
على الأفكار الواردة في النص الأصليّ
.(1)
5- عدم الاستعانة بأي استشهاد من خارج النص .
نموذج للتلخيص
" كان التلميذ على تعصبه لنشأته القروية ، كثير الأناقة ، يلبس كأحسن
واحد من أبناء المدينة ، ويُعنى بمظهره كل العناية مخافة أن يعيبوا عليه أمراً
فينسبونه إلى أصله القروي ." (2)
التلخيص
" كان التلميذ بالغ الاهتمام
بمظهره ." أو " كان التلميذ يبالغ في الاهتمام بمظهره ."
1- اللغة
العربية الفصحى ، ص 233 .
2- الإعدام ، خليل تقي الدين ، بدون
ناشر ، ص108
الرسالة الإدارية
الرسالة فن أدبي عربي قديم ، لعب دوراً
هاماً في التاريخ العربي والإسلامي ومازال بنفس الأهمية والحاجة ، وقد قعد الفرس
في الدولة الإسلامية للرسائل وبخاصة الديوانية منها آداباً ورسماً وتقليداً ،
فصارت فناً وأدباً لا يقل عن الشعر ، وعدت اثراءً للنثر العربي في عصوره المختلفة
. وشَهُرَ من كتاب الرسائل عبد الحميد الكاتب وابن العميد ، وذاعت تلك المقولة :
" بدأت الكتابة بعبد الحميد وانتهت بابن العميد . "
تعريف الرسالة الإدارية
هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية ، وتقوم على
أساس الاتصال الكتابي بين جهتين . و الجهتان إما أن يكون جهة رسمية وفرد أو العكس
، أوجهتين رسميتين ، أو فردين ، لغرض وظيفى .
وهي
خطاب يكتب لغرض من الأغراض . وقد يعبر هذا الغرض عن مصلحة ، أو مسألة عملية .(1)
وعرفها
الدكتور عبدالله علي بقوله : "هي الرسائل التي تتعلق بأمور العمل ، سواء كان
العمل الوظيفي أو التجاري ، بمعنى آخر هي التي يتم تبادلها لتحقيق المصالح
الوظيفية للأفراد أوالمؤسسات " (2)
وجاء
في كتاب التحرير العربي " ...تمثل لوناً
من ألوان الكتابة الموضوعية ، والمقصود بها كل رسالة ترسل إلى مسؤول أو مسئولين في
أي إدارة من الإدارات الحكومية وغير الحكومية .
أهمية
الرسالة الإدارية
للرسالة
الإدارية أهمية كبرى في الحياة بشقها الاجتماعي و الوظيفي (3)، فهي وسيلة اتصال
هامة تسهل التخاطب والتواصل مع أولي الشأن وأصحاب القرار، ومنبع أهميتها من التالي
:
1-
تختصر الرسالة الإدارية الوقت وتوفر جهداً بين أطراف جهات المراسلة .
2-
تعتبر وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر الحكومية وغير الحكومية ، وبين الأفراد
والمؤسسات .
3-
تعتبر وثيقة قانونية يرجع إليها عند الحاجة .
4-
وسيلة من وسائل ضبط العمل ورفع درجة كفاءته .
5-
وسيلة من وسائل الإعلان وبخاصة في الرسائل التجارية
1- المهارات
اللغوية، ا.د. عباس محجوب ، ص 116 .
2- مهارات اللغة العربية ، الدكتور عبد
الله علي مصطفى،دار الميسرة للنشر والتوزيع ، الأردن،ط(2)،2007 ص 195 .
3- التحرير العربي ،الدكتور عثمان صالح
الفريح ، والدكتور أحمد شوقي رضوان ، مكتبة العبيكان ، الرياض ،1424ه- 2004 م، ص
287 .
لكل ذلك وغيره عدت الرسالة الإدارية ذات أهمية
كبرى للدوائر الحكومية والمؤسسات الخاصة والأفراد ، لأنها وسيلة التواصل والاتصال
فيما بينها .
أنواع
الرسائل الإدارية
من أنواع الرسائل الإدارية أو
الرسمية ما يلي :
1-
الرسائل
المتبادلة بين رؤساء الدول ، والوزراء .
2-
الرسائل
الحكومية بين الإدارات الحكومية المختلفة
.
3-
الرسائلل من
الإدارات والمؤسسات الحكومية إلى الأشخاص .
4-
التقدم بطلب
وظيفة .
5-
التقدم بطلب
للفصل في قضية دينية أو دنيوية .
6-
التقدم بشكوى
معينة إلى جهة ما .
7-
اعلام
المسؤولين بعقد اجتماع أو ما شابه .
8-
اعلام موظف ما
بالتعييين ، أو الإنذار ، أو الفصل .
9-
رسالة إلى جهة
ما بطلب زيارة .
10- رسالة لعرض بيع سلع معينة في جهة حكومية
أو خاصة .
11-
رسالة لعرض مناقصة أو عطاء تجاريين .
وهذه
الرسائل في مجملها لا تخرج من كونها رسائل أفراد ، أو رسائل حكومية ، أو رسائل
تجارية يتم تداولها فيما بينهم لغرض وهدف يحدده نوع الخدمة المطلوبة من المرسل إلى
المرسل إليه .
أجزاء
الرسالة الإدارية
الرسائل الإدارية لها إطار محدد لا بد من
الالتزام به ، وتتوقف أهمية الرسالة الإدارية على شكلها ومضمونها ، ويتمثل هيكلها
وأصول كتابتها فيما يلي :
1-
الابتداء :
أن تبدأ بالبسملة كاملة فتكتب في أعلى الصفحة
وبشكل متناسق لا يعلوها شئ .
2-
التاريخ :
ويكتب على الزاوية اليمنى في أول الصفحة ، وإذا
كانت الرسالة مكتوبة على ورقة رسمية لمصلحة أو مؤسسة ؛ فيوضع التاريخ في المكان
المخصص له .
3-
المرسل إليه ، ولقبه ، وعنوانه :
ويكتب في بداية السطر بعد ترك مسافة مناسبة من
أعلى الصفحة وبعد التاريخ . واللقب يكون حسب التقاليد المرعية في كل بلد ، ومسمى
وظيفة المرسل إليه تكتب حسب ما هو موجود في دائرته العملية ، فلا يجب التضخيم أكثر
مما يجب ولا تقلل بالنسبة لاستخدام اللقب ومسمى وظيفة المرسل إليه .(1)
4-
التحية الافتتاحية :
وتكتب على السطر التالي مباشرة لاسم المرسل
إليه . وبعد ذلك توضع كلمة { وبعد } تتلوها نقطتان متوازيتان { : } ، وهي بمثابة
تهيئة للدخول إلى الموضوع الأساسي للرسالة .
5-
موضوع الرسالة :
ويبدأ من أول السطر التالي للتحية بعد ترك فراغ
مناسب ، ويستحسن أن تبدأ أول عبارة بالفاء.(2) وموضوع الرسالة هو أهم جزء فيها ،
لأنه يمثل العماد الذي من أجله كتبت الرسالة ، وعادة يتكون الموضوع من ثلاثة أجزاء
هي :
أ-
المقدمة :
وفيها تنبيه إلى موضوع الرسالة ، وهي مدخل إلى الاتصال الودي بالمرسل إليه ، و في
نهايتها يذكر الهدف الأساسي من الرسالة ، وفي الغالب لا تأخذ هذه المقدمة أكثر من
فقرة قصيرة .
ب- العرض : وهو نشر موضوع الرسالة والهدف منها
، وفيها يشار للتفاصيل مع الشر والتوضيح ، وقد. يستغرق أكثر من فقرة يتناول كلٍّ منها جانباً من جوانب موضوع
الرسالة
ج- الخاتمةوهي
موجزة ومختصرة ، وفيها تلخيص الموضوع
وتحديد طلب كاتب الرسالة بدقة ووضوح ، وينبغي أن تترك انطباعاً حسناً في
نفس المرسل إليه .
6-
التحية الختامية :
وتأتي في نهاية الموضوع بعد الانتهاء من عرض الموضوع ، وتكتب
على سطر جديد ، ويستحسن أن تكون موجزة ومختصرة ومعبرة ، ثم توضع نقطة إيذاناً
بانتهاء الرسالة .
1-
المهارات اللغوية ،ا.د. عباس محجوب ، ص 117 .
2-
المهارات اللغوية ، ا.د. الخويسكي ، ص 197 .
7-
التوقيع :
يكون في الجهة اليسرى من الرسالة على السطر
التالي للتحية الختامية ، على أن يوقع الشخص بإمضائه على السطر الأول ، ثم يكتب
اسمه كاملاً على السطر التالي أسفل الإمضاء .
8-
عنوان المرسل :
ويكتب على الجهة اليمنى من نهاية الرسالة في
مقابلة التوقيع .
9-
المرفقات
وتكتب أسفل عنوان المرسل مرقمة بالترتيب .
10-
لغة الرسالة :
أ-
لابد من
مراعاة لغة الرسالة عند كتابتها ، فيجب أن تكون مكتوبة بلغة سليمة وصحيحة إملائياً
، ونحوياً ، ولغوياً ، وأسلوبياً ، وترقيمياً . وأن تكون بعيدة عن التكلف ومباشرة
وطبيعية وسهلة غير معقدة التراكيب والمعاني
ب-أن
تكون لهجة الرسالة ودية وباردة ومحافظة .() فالكاتب الناجح هو الذي يتخير اللغة
المناسبة في ضوء معرفته بالمرسل إليه ، ومهما كانت لهجة الرسالة فيجب على كاتبها
أن يظهر اعتزازاً بنفسه وكرامته بعيداً عن التحدي والغرور ، أو التذلل والخنوع .
ج-
عدم إطالة صدر
الكلام ومقدمته حتى لا تدخل السأم والملل في نفس قارئها لأن القصد من مدخل
الكلام اثارة داعية الانشراح في نفس
المتلقي .
نموذج الرسالة الإدارية :
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: / /
السيد /
السادة .................................... المحترم / المحترمون
ص. ب
المدينة –
الدولة
التحية الافتتاحية ، وبعد :
الموضوع :
فـــــــ..................................................................................................................................................................................................................................................................................... .
التحية الختامية
عنوان المرسل التوقيع
ص. ب –المدينة و الدولة الاسم كاملاً
المرفقات
1-...............
2-...............
التقرير
بعد أن فرغنا من الحديث عن التلخيص ، والرسالة
الإدارية ندلف إلى المبحث الأخير وهو التقرير .
تعريف
التقرير
لغة
:
هو السكينة والاستقرار . وقرارة القدر : ما
استقر فيه بعد افراغه . وقرر الكلام : فرغه وصبه في أذن السامع ، وأقرَرتُ الكلام
لفلان : بينته حتى عرفه .
التقرير
مشتقة من الفعل قرَّر، وقرّر المسألة أو الرأي : حققه ووضحه . (1)
وجاء في القرآن الكريم : " و قَرْنَ في
بُيُوتِكُنَّ ولا تَبَرَّ جْنَ تَبَرُّجَ الجَاهِلِيَّة الأُولى " . (2)
اصطلاحاً
:
هناك عدة تعريفات للتقرير نذكر منها :
"
التقرير نوع من أنواع الكتابة الوظيفية يفرغ فيها الكاتب قدراً من الحقائق
والمعلومات حول شخص معين ، أو موضوع ما
، أو قضية محددة ،
بهدوء وسكينة بما يجعل موضوع التقرير واضحاً معلوماً".(3)
وجاء
أيضاً في تعريف التقرير " أنه من أهم
الوسائل المستخدمة في الدوائر الحكومية والمؤسسات والشركات الخاصة ، إذ يهدف إلى
عرض المعلومات والحقائق الخاصة بموضوع ما ، عرضاً تحليلياً سلساً مع بيان الآراء
الخاصة بتلك الحقائق ، والنتائج التي يقود إليها ذلك التحليل والمقترحات التي تتفق
مع تلك المقدمات ." (4)
وأيضاً
: " التقرير لون من ألوان الكتابة الموضوعية ، وكل شخص في موقع المسؤولية يجد
نفسه مضطراً إلى كتابة تقرير عن عمل قام به ، أو نشاط شارك فيه ، أو عن أشخاص
يعملون تحت رئاسته ، أو عن تجربة علمية أجراها ، أو عن سير عمل يشرف عليه ، أو عن
حالة مرضية ....الخ " (5)
1-
لسان العرب ، مادة { قَرَّ } .
2-
سورة الأحزاب ، الآية 33 .
3-
المهارت اللغوية ، ا.د. عباس محجوب ، ص 112 .
4-
مهارات اللغة العربية ، د. عبد الله علي مصطفى ، ص
5-
التحرير العربي ، ص 273 .
من
التعاريف أعلاه نستطيع أن نقول أن التقرير ماهو إلى وصف دقيق يحمل قدراً من
المعلومات والحقائق عن سير أعمال قمنا بها أو في طور الإنشاء ، ونسجل فيه كل ما
يهم طالب التقرير مضمنين توصيات تساعده على اتخاذ قرار مناسب وفق ما كشف له ذلك
التقرير .
أهمية
التقرير
التقرير له أهمية كبرى في حياة المجتمع على مستوى الفرد والجماعة .(1)
فالتقرير يمكن أن يعتبر نوع من أنواع التخطيط العلمي التي تحتاجه المنشأة أو
المؤسسة التي طلبت هذا التقرير ؛ وخاصة في الأعمال التي في طور الإنشاء ، أو في
طور التجربة والتحديث فيساهم في التنبوء
بالاحتياجات المستقبلية .
والتقاريرتساعد كذلك في أتخاذ القرارات
الصحيحة والصائبة إذا كانت معدة بعلمية وصدق وأمانة . كذلك يمكن اعتبارهاوسيلة من
وسائل تبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة في المؤسسة الواحدة ، أو المؤسسات
التي بينها مشتركات حتى لاتكون جزراً معزولة عن بعضها ؛ فتساعد في رسم السياسات
والقرارات المشتركة .
وأهمية التقرير تنبع من أنه وثيقة يمكن
الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة لذلك ... وغير ذلك من العوامل المهمة للتقرير .
أنواع التقرير
يتسع التقرير ليشمل كل أوجه الحياة – تقريباً – فهو إما أن يتناول شخصاً ما
، أو أن يتناول موضوعاً معيناً ، أو مشروعاً ما ، أو حالة ما .
وتنقسم التقارير إلى قسمين رئيسين هما
:
1- تقرير عن مشروع قائم أو أشياء موجودة ومصنوعة أصلاً ، كالتقريرعن
موظف في مجال عمله ، أو تجربة علمية أجريت أو في طريقها إلى الإجراء ، أو عن نشاط
ما انتهت ممارسته .
2- تقرير عن مشروع لم يقم أو أشياء
يراد ايجادها وصنعها ، كالتقرير عن طريق لم يعبد ، أو رحلة يراد القيام بها(2)
1- المهارات اللغوية ، ا.د. الخويسكى ، ص 194 .
2- المهارات اللغوية ، عباس محجوب ، ص 114
و التقارير متنوعة بتنوع مجالاتها
وموضوعاتها (1) ، فيمكن تقسيم التقارير من حيث الزمن كالتقارير الدورية ، و غير
الدورية أو الفجائية .وأيضاً التقارير من حيث الهدف وتشمل تقارير المتابعة ،
و المعلومات،
والدراسات ، وتقييم الأداء . و كذلك التقارير من حيث المحتوى وتشمل التقارير
المالية والمحاسبية، و الأنشطة ، والأفراد
.
خصائص التقارير
يتميز التقرير بخصائص ومزايا تجعله مختلفاً عن ألوان الكتابة الأخرى ، فهو
يعتمد على قدر كبير من المعلومات ، واتخاذ القرار يعتمد على مدى توفر المعلومات
الكافية (2) ، لذلك أصبحت التقارير لاغنى عنها لأنه تعرف بكيفية سير العمل ؛ كما
تمكن من متابعة وتقويم نتائج العمل المعني ، وتعتبر هذه المعلومات الواردة في
التقرير أداة مهمة في التوجيه واتباع خطة العمل المحددة والموضوعة ، كما أن توصيل
المعلومات الحقيقية يساعد في تحقيق أهداف العمل الخاصة والعامة ، ويساهم في تقدير
مدى الجودة في العمل المعني .
خطوات كتابة التقرير
تختلف التقارير من حيث الموضوعات ، وطرق الصياغة ، وطبيعة التقرير ، وكمه
طولاً وقصراً . وتختلف كتابة التقرير عن كتابة المقال ، فالمقال ينبع عن فكرة
أوخاطرة أو أمر ذاتي أو موضوعي ،فكاتبه ينطلق
من ذاتية يخاطب به الآخرين ، أما التقرير فكاتبه يكتب بطلب من الآخرين سواء كانوا
أفراد أو هيئات أو جماعات لاتخاذ قرار مبني على المعلومات والحقائق الواردة في
التقرير .
والتقرير مرتبط بحياة المجتمع الذي
يتخذ فيه القرار ، فما من موقع من مواقع الخدمات أو الإنتاج ينشاء إلى بعد كتابة
تقرير عنه ، وما من شخص يتبوأ منصباً في الدولة أو منظمة إقليمية أو دولية إلا
ويتوقف عمله على ما يكتب عنه من تقارير .(3)
وهناك عدد من الخطوات التي يجب
مراعاتها قبل الشروع في كتابة تقرير ما ، واتباعها بدقة يعني الوصول إلى تقرير جيد
، وهذه الخطوات بعضها مرتبط بالناحية الفنية للتقرير ، وبعضها مرتبط بصورة كبيرة بكاتب التقرير وما ينبغي أن يتصف
به من مزايا وصفات .
1-
المهارات اللغوية، ا.د. الخويسكي ، ص 192
2-
المهارات اللغوية ، ا.د.عباس ، ص 114
3-
المصدر السابق ، ص 115
أ- الناحية الفنية للتقرير :
هناك عدة أشياء يجب تحديدها قبل الشروع في هيكلة التقرير ، وهي :
1- معرفة
نوع التقرير المطلوب .
2- تحديد
الهدف من التقرير .
3- جمع
المعلومات والحقائق الكافية والمعينة على كتابة تقرير متكامل .
وبالنسبة إلى هيكل التقرير فالمتعارف
عليه أن يتبع كاتبه منهج وخطة يحدد من خلالهما ماهو المطلوب ، وماهي الأسئلة
المطروحة التي تحتاج إلى إجابات ، والهيكل العام للتقرير يتكون من الأتي :
1-
العنوان
وفيه يوضح الكاتب اسم الموضوع الذي يتناوله
التقرير (1) ، وتحديد العنوان يبين أن كاتب التقرير قد عرف الهدف من التقرير ،
وغالباً مايكون العنوان مرتبطاً بخطاب التكليف الذي وجه إلى كاتب التقرير.
2-
المقدمة
توضع للتعريف عن الهدف من التقرير (2) ، ويمكن
أن تكون في سطور معدودة أو عدد من الصفحات حسب حجم التقرير ، وفيها يتم عرض
الأفكار العامة التي سوف ترد في التقرير وتهيئ لما سيرد في متن التقرير ، ويورد
فيها اسم طالب التقرير ودرجته الوظيفية ،
وأسماء الأشخاص الذين أعدوا التقرير ، وتحديد زمان ومكان التقرير ، ويجب أن تكون
كلماتها دقيقة وواضحة (3) ، ولابد لكاتب التقرير من ذكر طريقته أو منهجه في كتابته
، وبيانه لطرق جمع معلوماته ، وبيان خطته لتقسيمه
.
3-
العرض أو جسم التقرير
ويشكل الجزء الأساسي من التقرير و فيه يتم عرض
البيانات والحقائق والمعلومات التي توصل إليها ، مرتبة ومنظمة ومقسمة إلى أجزاء
وفقرات منطلقة من معطيات مثل الوقائع والمشاهدات ، تسهل الفهم والاستيعاب ، وأي
خلل في العرض يؤدي إلى خلل واضح في التقرير ، ويقود بالتالي إلى نتائج خاطئة تؤدي
إلى اتخاذ القرار الخاطئ (4)
1-
مهارات اللغة العربية ، عبدالله علي مصطفي ، ص192
2- المهارات
اللغوية ، عباس محجوب ، ص 114
3- مهارات
اللغة العربية ، عبد الله علي مصطفى ، ص 192
4- المصدر
السابق ، ص 193 .
4-
الخاتمة
تقدم تلخيصاً لأهم النتائج والتوصيات التي وصل
إليها التقرير ، وفيها طرح للحلول والاقتراحات على ضوء ما ورد في العرض الأساسي
للتقرير ، والخاتمة تمثل الإجابة على المطلوب في خطاب التكليف والتوجيه ،ولذا لابد
أن تكون الصلة بين الخطاب والعرض الأساسي
واضحة وقوية (1) .
5- المصادر
والمراجع
يجب وضع فهرس للمصادر والمراجع والملحقات التي
استعين بها في كتابة التقرير ، حتى يمكن
الرجوع إليها إذا دعت الحاجة ، لأنها تشكل اثباتاً لما جاء في التقرير من معلومات
.
6- التوقيع
بعد الفراغ من التقرير لا بد لكاتب التقرير ومن
عاونه أن يكتبوا أسمائهم ودرجاتهم الوظيفية ، وتاريخ بداية ونهاية التقرير ، وأن
يمهروا التقرير بتوقيعهم وذلك نظراً لما للتقرير من أهمية ولما يترتب علي الأخذ به
من نتائج .
ب- كاتب
التقرير
لابد لكاتب التقرير أن يتصف ببعض الصفات
المثالية منها :
1- الالتزام
بالموضوعية .
2- الالتزام
بالمهنية .
3- التميز
بقدرات شخصية في المشاهدة والتفكير والاستدلال والحكم .
4- الأمانة
الشخصية والعلمية .
5- ضرورة
الالتزام بوضع هيكل أو إطار أو خطة للتقرير .
والتقرير يعتبر بمثابة شهادة لا بد فيه من الالتزام بالنزاهة والموضوعية
والأمانة .
نموذج التقرير
1-
المصدر
السابق ، ص 193
بسم
الله الرحمن الرحيم
التاريخ / /
عنوان
التقرير
المقدمة
:
..........................................................................................................................................................................................
العرض
أو جسم التقرير :
..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
الخاتمة :
.............................................................................................
المصادر والمراجع والملحقات
1-
2-
تاريخ بداية التقرير / /
تاريخ نهاية التقرير / /
التوقيـــــــــــــــــــع .....................
اسم / أسماء كاتب التقرير: ............
الدرجة الوظيفية : .........................
المصادر والمراجع
1-
الإعدام
، خليل تقي الدين ، بدون ناشر .
2-
البلاغة
العربية أسسها وعلومها وفنونها وصورمن تطبيقها ، عبد الرحمن حسن حَبَّكة الميداني
، دار القلم للطباعة والنشر والتوزيع ،سوريا-دمشق ، ط (1) ، 1996 ،ج1.
3-
التحرير
العربي ،الدكتور عثمان صالح الفريح ، والدكتور أحمد شوقي رضوان ، مكتبة العبيكان ،
الرياض ،1424ه- 2004 م .
4-
دراسات في
اللغة العربية الفصحى وطرائق تعليمها ، الدكتور إنطوان صياح ، دار الفكر اللبناني
للطباعة والنشر ، لبنان-بيروت ، ط ( 1) -1995 .
5-
فن
التلخيص ، الدكتور إسماعيل الصيفي ، دار المعرفة الجامعية والتحرير العربي .
6-
مهارات
اللغة العربية ، الدكتور عبد الله علي مصطفى،دار الميسرة للنشر والتوزيع ،
الأردن،ط(2)،2007 .
7-
المهارات
اللغوية ، ا.د. عباس محجوب ود. عبد النبي محمد علي ، منشورات جامعة السودان
المفتوحة ، السودان –الخرطوم ،ط(4)،2006
8-
المهارات
الغوية ،ا.د. زين كامل الخويسكي ،دار
المعرفة الجامعية ، مصر،2008 م
9-
لسان
العرب ، ابن منظور .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق